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Smart working: le 10 regole d’oro per le aziende

Sono giorni di smart working. Come in tutte le grandi crisi, quella del coronavirus apre le porte a un nuovo modo di lavorare grazie alla tecnologia. Anzi, per mezzo della tecnologia. Così, nel momento in cui la stragrande maggioranza di noi è attaccata al computer da casa, si scopre che ce la possiamo fare anche così. E che nel momento in cui si potrà ripartire, lo smart woprking potrà essere un mezzo per rilanciare l’economia.

Intanto studiamo. E approfittiamo di chi gli studi in materia li ha fatti. In questo caso TechRepublic, che ha prodotto un pdf dedicato alle aziende in materia: lo potete trovare qui. Di seguito ne pubblichiamo uno stralcio, ovvero le dieci regole per lo smart working intelligente.

Lo smart working secondo TechRepublic

1. Eligibilità

In primo luogo, le aziende devono determinare quali posizioni sono idonee a lavorare a distanza e dichiararle nella loro politica. Analizzando il loro lavoro e il loro modello operativo, le aziende possono decidere quali posizioni possono e devono essere fatte fuori dall’ufficio, ha detto l’analista di Gartner Carol Rozwell.

Ha usato se stessa come esempio: “Se sono al telefono con te in questo momento, non importa da dove sto chiamando, non importa da dove mi hai telefonato, giusto?“. Alcune aziende, tuttavia, potrebbero non avere alcun lavoro che possa essere svolto a distanza. Le aziende che non hanno posizioni conformi a distanza dovrebbero dichiararlo fin dall’inizio, eliminando qualsiasi richiesta o richiesta futura.

2. Disponibilità

Se un’azienda permette il lavoro a distanza, allora le aspettative di disponibilità dovrebbero essere delineate. Sia che si tratti di attivare una copertura 9-17  o di consentire ai dipendenti di impostare i propri orari.

L’impostazione dei requisiti di pianificazione fin dall’inizio elimina ogni possibile frustrazione tra i dipendenti in base al tempo. Se ad un dipendente è permesso di stabilire il proprio orario, ma ad un altro viene dato un orario fisso, ciò può creare un’atmosfera ingiusta.

3. Tempi di risposta

L’analista Raul Castanon-Martinez ha raccomandato di implementare una regola specifica sui tempi di risposta. L’organizzazione delle aspettative intorno alla comunicazione crea un rapporto sano tra i dipendenti e i supervisori: nessuno si preoccuperà delle aspettative di produttività o sarà lasciato all’oscuro.

4. Misure di produttività

Le politiche di lavoro a distanza dovrebbero specificare come verrà misurata la produttività di un dipendente. Sia che si tratti del tempo dedicato al progetto, del numero di casi risolti, della quantità di interazioni con i clienti e altro ancora: le aziende devono determinare come vogliono valutare i propri dipendenti.

La cosa fondamentale è assicurarsi di poter misurare i risultati del lavoro – ha detto Rozwell –. Quindi, se si possono misurare i risultati dopo che qualcuno ha eseguito il lavoro a distanza e si è ottenuto il risultato desiderato, allora è una situazione migliore che cercare di misurare le persone in base al numero di ore“.

5. Equipaggiamento

I lavoratori di hanno bisogno degli strumenti giusti per completare il loro lavoro. Pertanto, le aziende devono dichiarare quali attrezzature sono disposte a offrire a questi dipendenti. Se si aspettano che i dipendenti forniscano i propri computer, per esempio, devono specificare che alcune organizzazioni richiedono che si disponga di un servizio internet che soddisfi un certo requisito di velocità.

È importante che i potenziali lavoratori a distanza siano consapevoli delle aspettative tecnologiche in anticipo. In modo da sapere se sono in grado di soddisfarle.

6. Supporto tecnico

Oltre alle attrezzature, le aziende devono specificare se viene offerto un supporto tecnico ai lavoratori a distanza. Quasi tutte le principali aziende hanno un supporto tecnologico in loco, ma non a distanza. Nella politica si delinea cosa ci si aspetta che facciano i dipendenti remoti quando hanno difficoltà tecniche. In questo modo così c’è un piano d’azione.

7. Comunicazione diretta

Il licenziamento è una materia tipica affrontata nella maggior parte delle politiche aziendali, ma Rozwell ne ha sottolineato l’importanza in una politica di lavoro a distanza. Le aziende devono dichiarare chiaramente che nessun dipendente verrà licenziato sulla base dello smart working.

La ragione è che molti manager sono a disagio con il lavoro a distanza perché non possono vedere i loro dipendenti. È necessaria una comunicazione aperta e frequente tra i lavoratori a distanza e i manager in modo che nessuno possa mettere in discussione il lavoro che viene svolto.

8. L’ambiente fisico

Se un’azienda ha una preferenza per l’ambiente fisico in cui lavora un dipendente, lo deve inserire nel piano. Alcune aziende preferiscono o richiedono che l’ambiente fisico di un dipendente sia approvato prima di lavorare a distanza: “È una questione di salute e sicurezza“, ha dichiarato l’analista Rozwell.

Se si pensa all’ambiente di un ufficio, in genere si può presumere che l’edificio sia sicuro. Che l’aziendaper esempio stia monitorando cose come i livelli di CO2, che abbia un sistema in grado di rilevare un incendio o un’effrazione. La chiave è il fatto che si tratta di un ambiente di lavoro sano“.

9. Sicurezza

Un grande problema con il lavoro a distanza è la sicurezza. Le grandi aziende lavorano su reti sicure, ma quando le informazioni vengono portate fuori dall’ufficio, la sicurezza non è garantita.

I dipendenti devono essere estremamente attenti quando lavorano in luoghi pubblici. Se le aziende hanno richieste specifiche (per esempio se non vogliono che i dipendenti lavorino in luoghi con WiFi pubblico) lo devono specificare.

10. Riservatezza del cliente

Andando di pari passo con la sicurezza, la riservatezza del cliente deve essere affrontata nel piano. Anche in questo caso mantenere la riservatezza delle informazioni è molto più facile in un ambiente di lavoro protetto. Ad esempio, se si riceve una chiamata da un cliente in un bar, bisogna assicurarsi di non discutere o condividere informazioni sensibili in quell’ambiente. Tuttavia nulla può impedire a un dipendente che lavora da remoto di farlo, se non è direttamente dichiarato.

 

giornalista appassionato di tutto quanto fa tecnologia, caporedattore del quotidiano Il Giornale

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