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Microsoft: ecco le nuove funzionalità per Teams e Viva

Microsoft ha annunciato nuove funzionalità per Teams, Microsoft Teams Rooms e Viva. Per supportare i lavoratori e i business leader nel nuovo mondo del lavoro ibrido, puntando su flessibilità, collaborazione e benessere delle persone.

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Microsoft, tra le nuove funzionalità coinvolgimento e inclusività

Affinché i meeting virtuali abbiamo successo, è importante permettere a tutti di partecipare sentendosi come se si fosse seduti nella stessa stanza, ovunque ci si trovi. Per migliorare l’esperienza delle riunioni da remoto, creare esperienze più ingaggianti e renderle più inclusive, Microsoft ha presentato alcune novità per Teams Rooms. Ad esempio, è stata annunciata l’inclusione di nuovi layout. Che permettono di suddividere la galleria video su più schermi quando non vengono condivisi contenuti.

In questo modo, i partecipanti da remoto appaiono più grandi e più realistici. Inoltre, nei prossimi mesi verranno introdotte nuove funzioni per migliorare il coinvolgimento dei partecipanti da remoto. Tra cui le reazioni in tempo reale, gli spotlight e la possibilità di fissare sullo schermo più stream video, nonché di visualizzare più facilmente le chat quando si usa il classico layout a griglia per i video.

Inoltre, gli altoparlanti intelligenti Teams, ora disponibili da EPOS e Yealink, sono progettati per Teams Rooms. E utilizzano la tecnologia di riconoscimento vocale di Microsoft Teams per identificare chiaramente le persone che parlano nella stanza e inserire il loro nome nella trascrizione della riunione. In questo modo, ci si potrà concentrare maggiormente sulla conversazione invece di prendere appunti. E la registrazione della riunione rimarrà a disposizione di coloro che non sono riusciti a partecipare.

Infine, Surface Hub si arricchisce di nuove esperienze a supporto della collaborazione. Teams Rooms su Surface Hub introdurrà più funzioni e controlli durante le riunioni – tra cui un’ambientazione rinnovata, scene Together Mode e PowerPoint Live – mentre Microsoft Whiteboard, in arrivo questo autunno, permetterà a tutti di disegnare e scrivere sulla stessa lavagna digitale.

Le altre funzioni

Per semplificare la gestione delle sessioni ai partecipanti da remoto è stata ideata un’esperienza di Whiteboard completamente nuova. Progettata per il nuovo mondo del lavoro ibrido, in cui tutti i partecipanti possono collaborare sulla stessa lavagna digitale. Disponibili quest’estate, le nuove funzioni permetteranno a chiunque di aggiungere contenuti esistenti alla lavagna per collaborare. Mentre i nuovi template consentiranno ai partecipanti di creare più velocemente, supportare maggiormente i collaboratori e molto altro ancora.

Le riunioni ibride richiedono che ogni partecipante sia in grado di presentare e seguire le presentazioni in modo coinvolgente e inclusivo. Con questo obiettivo, Microsoft ha presentato nuove funzionalità di PowerPoint Live. Che aiutano a creare uno spazio condiviso in grado di promuovere la collaborazione di tutti i partecipanti alla riunione. Inoltre, la funzione “traduzione diapositiva” permette ai partecipanti di vedere la presentazione nella propria lingua preferita, mentre con la nuova funzione input penna è possibile scrivere annotazioni in PowerPoint mentre si presenta oppure usare un puntatore laser per richiamare l’attenzione sui punti chiave.

Le nuove funzionalità saranno disponibili anche nell’app mobile di Teams. È ora possibile accedere a PowerPoint Live e a Dynamic View sui dispositivi mobile e gli sfondi personalizzati sono già disponibili su iOS. Mentre sono in arrivo su Android.

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Collaborazione semplificata

L’esperienza di collaborazione su Teams e le app Office si arricchisce e semplifica ulteriormente. Grazie all’espansione dei componenti di Fluid per le riunioni in Teams, così come per OneNote, Outlook e Whiteboard. Microsoft ha annunciato nuove funzionalità per le chat che supportano ulteriormente la collaborazione asincrona in modo da poter continuare a lavorare tra una riunione e l’altra, ad esempio contrassegnando un messaggio, per dare accesso rapido ai contenuti importanti in qualsiasi momento, o rispondendo a un determinato messaggio in chat. Per non perdere il contesto all’interno della conversazione in corso.

Microsoft si è impegnata per rispondere al “sovraccarico digitale” dovuto all’aumento significativo di riunioni e comunicazioni non strutturate nel corso dell’ultimo anno. Secondo il recente Work Trend Index, infatti, l’utente medio di Teams invia il 45% dei messaggi in più per persona a settimana rispetto a un anno fa. I nuovi componenti di Fluid all’interno delle riunioni di Teams sono quindi progettati per semplificare la co-creazione dell’agenda, per aiutare a prendere appunti o assegnare compiti direttamente all’interno dei meeting. E permettono di accedere ai contenuti importanti in ogni momento.

Inoltre, l’agenda, le note e i compiti si potranno inserire automaticamente nel nuovo spazio per le note delle riunioni di OneNote. Mentre i componenti di Fluid in Whiteboard miglioreranno le attività di brainstorming e creazione, supportando la collaborazione in tempo reale. Infine, si potrà sfruttare i componenti di Fluid anche in Outlook – nelle e-mail o nel calendario – semplificando la gestione del tempo, dell’agenda, delle note e delle attività tra le varie app.

Proteggere il proprio tempo e dare priorità al benessere

Secondo il Work Trend Index di Microsoft, il tempo trascorso nelle riunioni settimanali dagli utenti di Teams è più che raddoppiato dall’inizio della pandemia da COVID-19. Le riunioni back-to-back aumentano lo stress e rendono più difficile rimanere concentrati e sentirsi coinvolti. In pochi minuti al giorno, la meditazione e la mindfulness con Headspace possono aiutare a ridurre lo stress e a migliorare la concentrazione. A partire da questo mese, verranno introdotte una serie di meditazioni guidate ed esercizi di mindfulness all’interno dell’app Viva Insights in Teams per iniziare la giornata con il piede giusto, rilassare la mente prima di una presentazione importante o disconnettersi dal lavoro a fine giornata.

Nel corso dell’anno, Microsoft introdurrà anche una nuova modalità focus all’interno dell’app Viva Insights. Che includerà la musica Focus di Headspace e implementerà dei timer per aiutare gli utenti a concentrarsi sui compiti importanti a intervalli regolari, con pause pianificate nel mezzo.

Il lavoro da remoto ha eliminato i confini fisici tra il lavoro e la vita privata. Portando a un aumento delle chat fuori dall’orario lavorativo e alla sensazione di essere sempre connessi. Nel corso di quest’anno, Viva Insights offrirà la possibilità di schedulare nel proprio calendario dei “momenti di tranquillità”. E silenziare le notifiche su mobile da Outlook e Teams al di fuori dell’orario di lavoro, oltre a fornire insights personalizzati sulle proprie abitudini di lavoro. Queste impostazioni saranno disponibili anche nelle applicazioni mobile di Teams e Outlook. E potranno essere gestite dall’amministratore IT in Microsoft Endpoint Manager per supportare la creazione di policy dedicate a livello di organizzazione.

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